Электронные билеты значительно упрощают процесс планирования путешествий. Вместе с тем возникают вопросы у бухгалтеров. Как нужно включать билет в авансовый платеж, как совершать проводки и подтверждать уплату НДС?
Что из себя представляет электронный билет
Это точно такой же билет, который подтверждает факт оказания услуг по пассажирским перевозкам, только он оформляется в электронно-цифровом формате. Стандартная форма данного документа предусмотрена приказом Минтранса №322.
Вслед за тем, как в электронной системе будет произведена оплата услуг перевозчика, будет сформирована квитанция (контрольный купон или выписка). Она направляется на адрес электронной почты, указанный при оформлении билета. Это аналог бумажных проездных документов, где содержится информация о сотруднике, маршруте и стоимости перевозки. Согласно законодательству, контрольный купон – это официальный бланк строгой отчетности (БСО).
Случаи, когда электронным билетом можно подтвердить траты
Чтобы зафиксировать свои затраты, есть два варианта. Первый – подать бумажный оригинал на БСО, где будет отображена в зашифрованном виде информация о перевозчике и предоставленных услугах. Второй – передать талон не на БСО, а в обычном виде, но с предъявлением кассового чека.
Контрольный талон можно предъявить вместе с такими документами:
- Приказ управляющего об отправлении в командировку;
- Бумаги, подтверждающие факт пребывания в гостинице в городе, куда работник был направлен в поездку.
Даже при наличии счетов об оплате услуг пребывания в отеле и приказа генерального директора бумажный билет и контрольный талон все равно нужно предъявлять. Взамен контрольного талона можно предъявить посадочный купон, который предъявляется для посадки в поезд и содержит основную информацию о поездке. В этом случае предъявление кассового чека или выписки с банковского счета не требуется. Такое правило действует с 2013 года.
Учет билетов, купленных сотрудником
Если сотрудник самостоятельно приобрел билеты через электронную систему регистрации, достаточно списать расходы при предъявлении им бумажного билета и посадочного купона.
Если же билеты приобретает компания-работодатель, специалистом проводится три операции. Во-первых, происходит оплата услуг перевозчика. Во-вторых, получается электронный билет. В-третьих, цифровой документ выдается сотруднику. Если функции бухгалтера исполняет физическое лицо, в таком случае осуществляется стандартная проводка с оформлением выдачи подотчетной суммы. Как только командировка закончится, происходит списание расходов на оплату услуг перевозчика, сведения отражаются после подписания авансового отчета.
Цифровые билеты в системе бухгалтерского документооборота фигурируют в качестве первичных документов.
Учет НДС с электронными купонами
Ст. 171 НК предусматривает возможность списания вычета с НДС с билетов, купленных в цифровом виде. Для применения вычета нужно:
- Сохранить контрольный талон с указанием суммы НДС;
- Отобразить запись в книге покупок;
- Внести сведения в систему учета расходов.
Если на контрольном талоне не указана сумма НДС, для применения вычета можно истребовать в кассе вокзала чек или БСО. Если в электронных документах не отражена сумма НДС, к ней все равно можно применить вычет правда это будет сложнее.
Вычет может быть заявлен после того, как завершится командировка и будет утвержден авансовый отчет. Дата авансового отчета и время покупки проездного может относиться к разным налоговым периодам, в таком случае вычет будет предоставлен со следующего налогового периода, следующего за периодом, в котором был утвержден авансовый отчет.
Как быть при потере билета
Электронный билет невозможно потерять, он сохраняется в личном кабинете и в электронной почте. Если контрольный купон был утерян, его можно восстановить, в то время как посадочный талон восстановлению не подлежит.
При потере билета можно обратиться к перевозчику и в качестве подтверждения расходов запросить либо дубликат проездного документа, либо справку, в которой будет содержаться информация о дате поездки и пассажире.
