Хотя средства удаленного общения с каждым годом совершенствуются, командировка остается неотъемлемой частью рабочего процесса. Некоторые вопросы просто невозможно решить на расстоянии. В этом обзоре рассказываем, как оформить в 2023 году командировочные правильно, какие расходы работодатель компенсирует, а какие – нет.
Особенности
Командировкой называется поездка, в ходе которой нанятый сотрудник выполняет служебное поручение. Ее продолжительность и особенности оговариваются индивидуально. На основании статьи 167 Трудового Кодекса за работником сохраняется место. Зарплата за время командировки также начисляется. Согласно статье 168 ТК, наниматель обязан возместить сотруднику расходы на проживание, покупку проездных документов, а также другие траты во время деловой поездки.
Каждая фирмы обычно составляет локальный документ, который регламентирует:
- цели деловых поездок;
- список сотрудников, направляемых в командировки;
- размер суточных (для поездок по РФ и за ее пределами);
- что компенсирует компания дополнительно к ТК (деловой завтрак/обед/ужин в ресторане, такси, приобретение подарков для партнеров и пр.).
Кого нельзя направить в командировку
Российское трудовое законодательство четко определяет, какие категории сотрудников могут направляться в командировки, а какие – нет. Так, даже если сотрудница в положении готова поехать с деловым поручением, отправить ее в командировку нельзя (ст.259 ТК РФ). Людей с ограниченными возможностями можно направить в поездку, но при наличии желания самого работника и обеспечения его всеми необходимыми средствами (например, приобретение специальных мест в поезде). То есть нужно, чтобы условия поездки не противоречили программе реабилитации (ст. 23 ФЗ-181).
Кроме этого, нельзя направить в командировку:
- Несовершеннолетних (исключение – спортсмены, творческие сотрудники) – ст. 268.
- Работающих по учебному соглашению (исключение – поездка связана с обучением) – ст. 203.
Только при наличии письменно оформленного согласия (ст. 259, 264 ТК РФ, ст.41 ФЗ-67) можно направить в поездку:
- Женщин с детьми до трех лет.
- Родителей/опекунов с детьми до 14 лет.
- Родителей детей с инвалидностью.
- Родителя с ребенком до 14 лет, если второй родитель вахтовик.
- Многодетных (с тремя и более детьми пока хотя бы одному из них не будет 14).
- Ухаживающих за лежачим родственником.
- Кандидатов на депутатские должности (на момент предвыборной кампании).
Сложно командировать работника в отпуске или заболевшего. В первом случае придется письменно вызывать его на рабочее место, просить подписать согласие прервать отпуск и съездить по рабочим делам в другой город. Однако, отпускник или заболевший имеют полное право отказаться. Во всех других случаях отказ от командировки может повлечь взыскание, а в серьезных случаях – увольнение.
Этапы оформления в 2023 году
Существует стандартный шаблон, который позволяет оформить командировку быстро. Большинство компаний придерживаются его, но некоторые вводят локальные правила.
Этапы командировки:
- Согласование. Подается служебная записка на имя руководителя с указанием целей, сроков, ФИО, должности работника. Если в фирме согласование автоматизировано, то подается заявка в общей системе, после чего ее утверждает руководство, отдел кадров, бухгалтерия.
- Заявление на аванс для получения денег на бронирование номера в гостинице, покупку билетов. В корпоративных документах есть предписание, какие категории билетов и номеров можно бронировать. В аванс входят суточные.
- Приказ в свободной форме, либо по шаблону Т9 или Т9а (если командировочных несколько) с указанием ФИО, должности, отдела, длительности и периода поездки, цели, направления. Документ может содержать комментарии (например, наниматель ограничивает размер суточных).
- Бронирование гостиницы и билетов. Это может делать как сам работник, так и фирма, используя сервисы и отели, с которыми заключен договор.
- Получение суточных. Деньги выдаются до начала поездки. Обычно их тратят на питание.
Отчитываться, на что конкретно потрачены суточные, закон не обязывает. Стандартно их максимальный размер – 700 руб./день при поездках по РФ и 2500 руб./при поездках за рубеж. Некоторые фирмы увеличивают этот стандарт. Если командировочный имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные не дают.
Как отчитаться за командировку
Командировочному важно сохранять все документы, которые подтвердят расходы, – посадочные талоны, чеки, квитанции, счета. Если какой-то из документов утерян или не получен на месте, придется писать служебную с объяснением причин отсутствия документа и просьбой компенсировать расходы.
Для отчета о потраченных деньгах нужно передать в бухгалтерию заполненный авансовый отчет, который содержит:
- указание полученной суммы командировочных;
- сумму потраченных денег;
- наличие остатка/перерасхода.
Бухгалтер сверит данные, выплатит перерасход или обяжет вернуть остатки. Авансовый отчет нужно передать не позднее трех дней после завершения командировки.
Что приложить к авансовому
К авансовому прилагаются отчетные документы:
- За проживание: распечатка брони номера, ваучера на проживание, чек об оплате/счет-фактура. При аренде частного жилья – договор о найме.
- За проезд: билеты на выбранный вид транспорта. При авиаперелетах квитанция о маршруте и посадочный талон с печатью о прохождении досмотра подлежат строгой подотчетности. Плюс не забывать о билетах на городские троллейбусы, трамваи, автобусы, метро, а также чеках на такси или за бензин (при поездке на личном автомобиле).
Компенсация другие трат осуществляется согласно внутренним положениям фирма. Некоторые компании возмещают сотруднику деньги, потраченные за деловой ужин, подарки для деловых партнеров, посещение развлекательных мероприятий и пр., но во всех случаях придется предъявить доказательства расходов.
